Zarządzanie dokumentacją jest jednym z kluczowych aspektów funkcjonowania każdej firmy. Nie tylko ułatwia to codzienną pracę, ale również jest kluczowe z punktu widzenia przestrzegania różnych regulacji prawnych. Właściwa archiwizacja dokumentów może również wpłynąć na zwiększenie efektywności i produktywności w firmie. W tym kontekście, warto zastanowić się, jakie opcje archiwizacji są dostępne i jakie są ich plusy i minusy.
Archiwizacja wewnętrzna – czy to dobre rozwiązanie?
Zalety:
- Nieograniczony dostęp – dokumenty są zawsze pod ręką, co ułatwia ich szybkie wyszukiwanie i przyspiesza procesy decyzyjne. To również oznacza, że w sytuacjach kryzysowych masz możliwość natychmiastowego dostępu do kluczowych informacji.
- Dostosowanie do własnych potrzeb – możliwość personalizacji systemu archiwizacyjnego pod kątem specyficznych potrzeb firmy. To daje dużą elastyczność w zarządzaniu dokumentacją i pozwala na wprowadzenie własnych, wewnętrznych procedur.
Wady:
- Zasoby – wymaga zaangażowania dodatkowych zasobów, zarówno ludzkich, jak i finansowych. To może być szczególnie obciążające dla małych i średnich przedsiębiorstw, które dysponują ograniczonym budżetem.
- Kompleksowość – proces archiwizowania dokumentów jest złożony i wymaga znajomości przepisów oraz standardów. Nieprzestrzeganie tych standardów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.
Zewnętrzne usługi archiwizacyjne – outsourcing jako opcja
Zalety:
- Specjalistyczna wiedza – firmy oferujące usługi archiwizacyjne dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem. Dzięki temu możesz być pewien, że twoja dokumentacja jest zarządzana zgodnie z najnowszymi standardami i przepisami.
- Bezpieczeństwo – profesjonalne usługi archiwizacyjne oferują wysoki poziom zabezpieczenia dokumentacji. To nie tylko zabezpieczenie przed utratą danych, ale również przed nieuprawnionym dostępem.
Wady:
- Koszty ukryte – cena usług może być atrakcyjna na pierwszy rzut oka, ale warto zwrócić uwagę na dodatkowe opłaty, takie jak koszty transportu dokumentów czy opłaty za ich udostępnianie.
- Ograniczony dostęp – w przypadku potrzeby natychmiastowego dostępu do dokumentów, może się okazać, że nie są one od razu dostępne. To może być problematyczne w sytuacjach, gdy szybki dostęp do dokumentacji jest kluczowy.
Jak wybrać odpowiednią opcję?
- Analiza potrzeb firmy
Zanim zdecydujesz się na konkretną opcję, zastanów się, jakie są rzeczywiste potrzeby Twojej firmy w kontekście archiwizacji dokumentów. Czy potrzebujesz szybkiego dostępu do dokumentów, czy może priorytetem jest ich bezpieczeństwo? Analiza ta pomoże Ci zrozumieć, czy lepszym rozwiązaniem będzie archiwizacja wewnętrzna czy zewnętrzna.
- Ocena dostępnych zasobów
Zastanów się, czy Twoja firma dysponuje odpowiednimi zasobami do wewnętrznego zarządzania dokumentacją. Obejmuje to nie tylko zasoby finansowe, ale również kompetencje pracowników i dostępność odpowiedniej przestrzeni na przechowywanie dokumentów.
- Sprawdzenie referencji dostawców usług archiwizacyjnych:
Jeżeli zastanawiasz się nad skorzystaniem z zewnętrznych usług, warto sprawdzić referencje potencjalnych dostawców. Nie ograniczaj się tylko do przeczytania opinii na ich stronie internetowej; warto również skonsultować się z innymi przedsiębiorstwami, które korzystały z tych usług. Dobrze też, jeśli firma na swojej stronie prezentuje case study ze zrealizowanych usług. Robi tak m.in. firma Rhenus Office, co świadczy to o wysokim profesjonalizmie.
- Kalkulacja kosztów długoterminowych
Niezależnie od wybranej opcji, ważne jest, aby dokładnie obliczyć długoterminowe koszty związane z archiwizacją dokumentów. W przypadku archiwizacji wewnętrznej mogą to być koszty utrzymania personelu i przestrzeni magazynowej, a w przypadku zewnętrznej – opłaty za usługi oraz potencjalne koszty ukryte.
Ostateczny wybór należy do Ciebie
Decyzja o sposobie archiwizacji dokumentów powinna być świadomym wyborem, dokonanym po gruntownej analizie. Niezależnie od opcji, kluczowe jest, aby system archiwizacji był nie tylko zgodny z obowiązującymi przepisami, ale także efektywny i dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy. Zwróć uwagę, aby archiwizacja dokumentów była wykonana zgodnie z obowiązującymi terminami.
